Privacyverklaring Raad voor Reclame

1. Inleiding

De Raad voor Reclame hecht veel belang aan je privacy en wenst uw persoonsgegevens op een wettelijke, eerlijke en transparante manier te verwerken. In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Raad voor Reclame uw persoonsgegevens verwerkt.

De verwerkingen van persoonsgegevens (hierna « de Gegevens ») die onder deze privacyverklaring vallen, zijn onderworpen aan de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (“Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG”) (hierna genoemd “de privacywetgeving”).  

2. Verantwoordelijke voor de Verwerking   

Raad voor Reclame VZW, Barastraat 175, 1070 Brussel

Ondernemingsnummer: 0408.182.03,

Hierna genoemd “Raad voor Reclame” of “wij”

Contact: 

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via e-mail gericht aan info@rr-cp.be

3. Welke persoonsgegevens worden door ons verwerkt ?

De volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen door ons worden verzameld, die variëren afhankelijk van uw relatie met ons: 

Algemene informatie, contactgegevens

• naam, voornaam, 
• postadres, e-mailadres, telefoonnummer
• taal 
• Functie

Informatie met betrekking tot de events, opleidingen, webinars waaraan u heeft deelgenomen: 

• naam event/opleiding/webinar
• datum inschrijving, 
• betalingshistoriek, etc. 

Informatie over het bedrijf waarvoor u werkt of dat door u vertegenwoordigd wordt:

Algemene informatie, contactgegevens: 

• Bedrijfsnaam, rechtsvorm, 
• Postadres, e-mailadres, telefoonnummer
• BTW-nummer, ondernemingsnummer

[enkel voor leden] Informatie met betrekking tot het beheer van het lidmaatschap: naam vertegenwoordiger, historiek lidmaatschap, lidmaatschapsbijdrage, betalingshistoriek etc. 

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens en en wat is de rechtsgrond?

In het kader van onze werkzaamheden verwerken wij volgende persoonsgegevens over u

Als u naar onze website surft:
Telkens als u naar onze website surft, kunnen we op basis van cookies en gelijkaardige technologieën verschillende persoonsgegevens over u verzamelen, vb. uw IP-adres, surfgedrag, herkomst, zoektermen… 

Meer informatie over de manier waarop wij cookies gebruiken, vind je in onze cookieverklaring

Bij inschrijving op onze nieuwsbrief:
Als u hiervoor toestemming geeft, verwerken we uw e-mailadres (en eventueel uw naam, voornaam, taal en bedrijf als u deze velden hebt ingevuld) om u onze nieuwsbrief en communicatie te bezorgen. Dit doen we om u op de hoogte te houden van nieuws met betrekking tot onze activiteiten, onze organisatie en interessante evenementen, webinars of opleidingen georganiseerd door de Raad voor Reclame en/of haar leden. 

U kan op elk ogenblik aangeven dat u niet langer onze nieuwsbrieven wil ontvangen via de opt-out mogelijkheid in onze nieuwsbrieven of door ons rechtstreeks te contacteren per email (zie emailadres vermeld supra onder 2) 

Rechtsgrond: toestemming (art.6.1. a AVG)

Als u zich inschrijft voor een van onze events, webinars en/of opleidingen:
Wanneer u zich inschrijft voor onze events, webinars en/of opleidingen verwerken we uw persoonlijke contactgegevens (e-mailadres, naam, voornaam, functie ) en indien van toepassing tevens contactinformatie van uw bedrijf/vereniging/instelling (naam, rechtsvorm, postadres, telefoonnummer, e-mailadres, btw-nummer en ondernemingsnummer )

Onze webinars worden gehost door externe video/webinarplatformen zoals Zoom, Google Meet, Teams etc. We verwerken deze gegevens om u een link voor deelname te kunnen bezorgen evenals overig materiaal dat voor de deelnemers naar aanleiding van het event, webinar op opleiding kan worden terbeschikking gesteld (bv.powerpoint presentatie, …). 

We gebruiken deze gegevens niet voor reclamedoeleinden, tenzij je hiervoor expliciet toestemming voor hebt gegeven. In dergelijk geval kan je steeds bezwaar maken tegen dit gebruik via de opt-out mogelijkheid in elke e-mail of door ons rechtstreeks te contacteren per email (zie emailadres vermeld supra onder 2) 

Rechtsgrond: toestemming (art.6.1. a AVG) 

Als u contact met ons opneemt:
Als u contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via mail of telefoon, verwerken wij uw contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres) en de inhoud van je vraag.
Dit doen we om je een antwoord te bieden op die vraag. 

Rechtsgrond: toestemming (art. 6.1.a AVG) 

Als u solliciteert bij de Raad voor de Reclame:
Als u solliciteert op een vacature die wij aanbieden, via onze website, via mail, via telefoon, via Linkedin of via een andere jobsite, verwerken we uw persoons- en sollicitatiegegevens voor het beheer van het sollicitatieproces. 

De gegevens die we hiervoor verwerken zijn uw naam, voornaam, cv, motivatiebrief en andere gegevens die u met ons hebt meegedeeld. 

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6.1, b AVG) 

Wanneer u vrijwillig gevoelige gegevens aan ons meedeelt, geeft u daarmee uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking ervan.

Voor evaluatie- en enquêtedoeleinden:
Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u uit te nodigen voor (tevredenheid) enquêtes of evaluaties met betrekking tot door ons georganiseerde opleidingen, seminaries of evenementen waaraan u heeft deelgenomen. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt om de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren en om toekomstige activiteiten beter af te stemmen op de behoeften van de deelnemers. Deelname aan dergelijke enquêtes is steeds vrijwillig.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1, f AVG)

Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen
Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn in het kader van fiscale wetgeving of bij het verstrekken van informatie aan bevoegde overheidsinstanties zoals inspectiediensten of gerechtelijke autoriteiten.

Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1, c AVG)

[Enkel voor leden] Voor het beheer van onze ledenadministratie
Wij kunnen de persoonsgegevens van de vertegenwoordiger(s) van onze leden verwerken voor het beheer van het lidmaatschap, de communicatie met het lid, het verzenden van informatie, uitnodigingen en facturen, alsook voor de organisatie van ledenvergaderingen etc. 

Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6.1, b AVG) 

5. Bewaartermijn

De Raad voor Reclame bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. 

In het bijzonder hanteren wij de volgende bewaartermijnen voor de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Contactgegevens (naam, voornaam, functie, e-mailadres): tot 2 jaar na het laatste contactmoment of tot het moment waarop u verzoekt om verwijdering van uw gegevens.
• Sollicitatiegegevens tot 6 maanden na ontvangst, tenzij we je graag willen opnemen onze wervingsreserve. In dat geval vragen we hiervoor expliciet toestemming. 

6. Delen met derden

We verstrekken uw persoonsgegevens enkel aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening aan u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. 

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Deze bedrijven mogen uw persoonsgegevens alleen gebruiken binnen de strikte grenzen van de instructies die zij van ons krijgen, in overeenstemming met deze privacyverklaring. Zij zijn onderworpen aan belangrijke vertrouwelijkheids- en beveiligingsverplichtingen met betrekking tot uw gegevens. In geen geval worden zij eigenaar van uw gegevens. 

7. Beveiliging van persoonsgegevens 

We doen er alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen en uw privacy zo veel mogelijk te beschermen. We nemen alle maatregelen die daarvoor technisch en organisatorisch nodig zijn, met name om verlies, misbruik of wijziging van de informatie die we verzamelen te voorkomen. 

Enkel medewerkers die noodzakelijk over de toegang tot uw gegevens moeten beschikken om hun opdracht te kunnen uitvoeren, krijgen toegang tot uw persoonsgegevens.  

Gegevensoverdracht buiten de EER: 

Wij kunnen uw gegevens overdragen naar bestemmingen buiten de Europese Unie, waaronder de Verenigde Staten, indien het gepast is om dit te doen voor het bereiken van een van de doelen uiteengezet in dit gegevensbeschermingsbeleid.

In dit geval zullen wij ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens beschermd worden door het nemen van passende waarborgen zoals:

• De wetgeving van het land waarnaar uw gegevens worden overgedragen, biedt een adequaat niveau van gegevensbescherming (artikel 45 AVG); of
• De doorgifte is onderworpen aan door de Europese Commissie goedgekeurde gegevensbeschermingsclausules (artikel 46 en volgende)

8. Uw rechten en procedure van uitoefening 

Uw recht op toegang en verbetering 

In overeenstemming met de bepalingen van de privacywetgeving, heeft u recht op toegang tot uw gegevens opgenomen in ons bestand. U hebt tevens het recht ons te verzoeken onjuiste gegevens over u te corrigeren of onvolledige informatie aan te vullen.  

Uw recht om uw toestemming in te trekken 

Indien u ons toestemming heeft verstrekt voor de verwerking, kan u die op elk moment opnieuw intrekken.  

Uw recht op verzet 

U hebt te allen tijde en zonder opgave van reden het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor marketing doeleinden.  

Uw recht om vergeten te worden 

U hebt het recht te verzoeken dat uw gegevens volledig worden verwijderd uit onze database in de gevallen vermeld in de wet (voor meer informatie zie https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/algemene-verordening-gegevensbescherming-burger). 

Uw recht op beperking van de verwerking 

In geval van geschil met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken. In dit geval gebruiken we uw persoonsgegevens niet meer totdat het geschil opgelost is. 

Uw recht op overdraagbaarheid van de gegevens 

Tot slot beschikt u over het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft meegedeeld. In dergelijk geval zullen uw gegevens overgedragen worden aan de door u opgegeven bestemmeling.  

Uitoefening van uw rechten  

U dient uw rechten via schriftelijke aanvraag uit te oefenen, vergezeld van een bewijs van uw identiteit. 

Hiervoor kan u per e-mail contact opnemen met de Raad voor Reclame het volgende e-mail adres: info@rr-cp.be. 

In overeenstemming met de bepalingen van de privacywetgeving wordt uw aanvraag behandeld binnen een termijn van dertig dagen, te rekenen vanaf het moment waarover wij over alle nodige informatie beschikken om uw aanvraag te verwerken. Als uw aanvraag complex is, kan deze periode met maximaal twee maanden worden verlengd, in dergelijk geval zullen wij u hierover vooraf informeren. 

Voor meer informatie over ons gegevensbeschermingsbeleid of voor klachten over uw privacy kan u per e-mail contact opnemen met de Raad voor Reclame het volgende e-mail adres: info@rr-cp.be

U kan zich bovendien steeds richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of per e-mail gericht aan contact@apd-gba.be.  

9. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd. Het is daarom aan te raden om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Laatste wijziging : juni 2025